Процедура согласования неплановых отпусков
Здесь однозначно - слитно.
Причина раздельного написания, возможно, в том, что многие программы-корректоры не знают этого слова и рекомендуют (ошибочно) раздельное написание.
Однако тут надо руководствоваться не мнением спелл-чекеров, а достаточно простым правилом, которое (если опустить некоторые оговорки, не имеющие прямого отношения к употреблению конкретного слова) предписывает использование слитного написания всегда, когда с помощью частицы вводится новое понятие.
Напротив, раздельно с прилагательным частица "не" пишется в случаях, если имеется явное или подразумеваемое противопоставление.
В рассматриваемом случае ни о каком "противопоставлении" речи быть не может, а факт закрепления нового понятия "неплановый" представляется очевидным. К тому же "неплановый" вполне может быть заменено на синоним "внеплановый".
Подробнее - тут. (§57, особенно пп. 2 и 3).
http://old-rozental.ru/orfografia.php?sid=77
Более или менее правдоподобный контекст для случая, требующего раздельного написания, можно только сконструировать, в реальных текстах он вряд ли встретится.
Но вот пример такой "реконструкции": Мы рассматриваем не плановые отпуска, а предоставленные работнику вне графика в силу особых обстоятельств. Вот с прцедурой предоставления таких отпусков мы и хотим разобраться. Бредовато, конечно, но пример изобретен исключительно для демонстрации контекста, требующего заведомо раздельного написания.